أهم الميزات التي يجب البحث عنها في برامج الحوكمة | دليل شامل
تعد برامج الحوكمة ضرورة أساسية لضمان إنتاجية أكبر خلال العمل على المهام والمشاريع المشتركة. على الرغم من وجود الكثير من الخيارات المتاحة للحوكمة؛ إلا أن اختيار البرنامج المناسب لاحتياجاتك يعد تحديًا صعبًا. لذلك، يجب التحقق من الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها في هذه البرامج، ومنها:
١) سهولة الاستخدام
واجهة مستخدم سهلة
تعتبر واجهة المستخدم أحد أهم الأشياء التي يجب التركيز عليها عند البحث عن حلول تقنية لفريقك. يجب أن تكون الواجهة سهلة الاستخدام بحيث يمكن للمستخدمين الجدد تعلم كيفية استخدام البرنامج بسرعة وسهولة. كما يجب أن تكون مصممة لعرض المعلومات بطريقة منظمة وسهلة الفهم.
التكامل مع أنظمة أخرى
إمكانية التكامل مع أنظمة أخرى بسهولة مثل البريد الإلكتروني والتقويم والملفات والمهام والمحادثات وغيرها من الأنظمة الأساسية التي يستخدمها فريقك لتسهيل عملهم وتوفير وقتهم وجهدهم يعد من أحد أهم المزايا للبرنامج المختار. عند البحث، تأكد من توفر واجهات برمجة التطبيقات (APIs) حتى توفّر للمطورين كامل الحرية في الوصول إلى البرنامج وإضافة أي ميزات خاصة قد تحتاجها في شركتك.
٢) إمكانيات التواصل
المراسلة الفورية
أحد الخاصيات الأساسية التي يجب توفرها في حلول الحوكمة التقنية هي خاصيات المراسلات الفورية بحيث تمكن فريقك من تبادل الأفكار والمعلومات بسلاسة.
مشاركة الملفات وإدارتها
تساعد هذه الخاصية على تحسين التعاون بين أعضاء الفريق وتسهيل عملية مشاركة الملفات والوثائق المختلفة بسهولة. كما يجب أن تتضمن خاصية إدارة وتحميل الملفات.
مكالمات الفيديو
تعد أدوات المحادثات واجتماعات الفيديو من أهم سبل التعاون المطلوبة، حيث تساعد على توفير الوقت والجهد، وتسمح للموظفين بالمشاركة في الاجتماعات المهمة حتى عند اختلاف مناطق العمل. كما يجب أن تتضمن أيضًا ميزات تسمح بالمشاركة في المؤتمرات عبر الفيديو، وتسجيل الاجتماعات، وطرق للتحكم في جودة الصوت والصورة.
٣) إدارة المهام
تتبع المواعيد
تتيح ميزة تتبع المواعيد للفريق الاطلاع على المهام المحددة ومواعيد تسليمها، بالإضافة إلى الخط الزمني لها ومدى تقدمهم في العمل على كل مهمة. يجب أن تشمل أيضًا إمكانية تحديد الوقت التقريبي المستهلك للمهام وتحديد أولوياتها حتى تتم المتابعة معهم بشكل فعال.
تعيين المهام وتحديث حالتها
يجب أن تشمل برامج الحوكمة خصائص تمكّن الفريق من تعيين المهام لبعضهم البعض وتحديد مسؤوليات كل عضو في المشروع. كما يمكن تحديث حالة المهام بشكل دوري لتوضيح التقدم والمشاكل التي يواجهها الفريق.
٤) الأمان والخصوصية
تشفير البيانات
يتيح التشفير حماية جميع البيانات من الوصول غير المصرح به. برامج الحوكمة يجب أن تشمل خاصية تشفير البيانات عند إرسالها عبر الإنترنت، مثل الرسائل النصية والملفات وغيرها، مما يجعل من الصعب على المتسللين الحصول عليها.
إدارة التصريحات
تتيح خاصية إدارة التصريحات تحديد دور كل عضو في الفريق وإمكانية وصوله إلى الملفات، حيث يمكن للمستخدمين تحديد التصريحات المختلفة للملفات والمجلدات، مثل القراءة والكتابة والتعديل، لكل شخص في الفريق، مما يساعد في حماية البيانات والمحافظة على سرية الشركة.
٥) المرونة
الخصخصة
عندما يتعلق الأمر بالتعاون على مستوى المؤسسة، فإن القدرة على التكيف والتعديل على البرنامج ليتماشى مع متطلبات العملاء والمستخدمين يعد أمرًا أساسيًا. يجب أن يوفر البرنامج ميزات الخصخصة عن طريق توفير خاصية تعديل واجهة المستخدم والربط مع أدوات قد تحتاجها للعمل بالإضافة إلى توفير تقارير قابلة للتعديل وغيرها.
دعم الأجهزة المتعددة
في عالمنا اليوم يستخدم الكثير العديد من الأجهزة المختلفة، بما في ذلك الكمبيوتر والجوالات والأجهزة اللوحية مثل الآيباد، ولذلك، يجب اختيار برنامج يتوافق مع هذه الأجهزة بشكل سلس. يتم ذلك عن طريق التأكد من توفير واجهة مستخدم مناسبة تتماشى مع متطلباتها بشكل فعال.
٦) المصادر المتوفرة
الدعم الفني
تواجد الدعم الفني من أهم الأمور التي يجب البحث عنها لمساعدة فريقك على حل المشكلات التقنية التي قد تواجههم أثناء استخدام البرنامج، سواء كان ذلك عن طريق البريد الإلكتروني أو الجوال أو الرسائل الفورية.
دليل المستخدم
توافر دليل شامل للمستخدم للتأكد أن فريقك مزوّد بأهم المعلومات التي يحتاجها للعمل، سواء كانت فيديوهات تعليمية أو دورات تدريبية وغيرها.
٧) البيانات التحليلية
تحليلات الأداء
تساعدك تحليلات الأداء في التعرف على نقاط القوة والضعف وتحديد نقاط التطوير لشركتك. يمكن لبرامج الحوكمة توفير تحليلات الأداء بطرق مختلفة، مثل الرسوم البيانية والتقارير المفصلة والمؤشرات الرئيسية والتحليلات الإحصائية. يمكن استخدام تحليلات الأداء لتحسين الإنتاجية والكفاءة في العمل، وتحديد المشاكل والفرص التي يمكن استغلالها لتحسين الأداء.
التقارير
قابلية إنشاء تقارير مفصلة ومخصصة لتلبية احتياجات الفريق والمؤسسة عامل مهم لتحديد توجهات الشركة والفرص المتوفرة والتحديات التي يواجهها فريقك، بالإضافة إلى المساهمة في توضيح تقدم الفريق في مهمتهم لتحقيق أهدافهم.
٨) التسعيرة
تختلف التسعيرة وطريقة الدفع للبرامج، فمنها مايوفّر اشتراك شهري أو سنوي، وبعضها يوفر نموذج الدفع حسب الاستخدام.
يعتبر الاشتراك الشهري أحد أكثر النماذج استخدامًا، حيث يمكن للمستخدمين دفع مبلغ بسيط كل شهر مقابل الحصول على الخدمات المقدمة. بينما يعتبر الاشتراك السنوي أكثر اقتصادية لأن أغلب الشركات تقدم خصم عند الاشتراك لمدة سنة كاملة.
الدفع بحسب الاستخدام أحد أنواع النماذج الأخرى المتاحة، حيث يمكن للمستخدمين دفع مبلغ صغير عند الاستخدام الفعلي للخدمات المقدمة. وتعتمد تكلفة هذا النموذج على حجم الاستخدام والخدمات المستخدمة.
اختر نموذج الدفع المناسب بحسب احتياج شركتك وميزانيتها.